H&H Fitness migró de Wodbuster a FitPilot en 72 horas.

H&H Fitness abrió en 2020 en la Comunidad de Madrid. En 2021 firmó Wodbuster — era el estándar de boxes CrossFit en España. La base funcionó bien durante cuatro años.

A inicios de 2026, con 160 socios, aparecieron 3 dolores:

• Staff perdiendo ~8 horas/semana entre recordatorios manuales de cuota, dudas frecuentes en horario tienda, planificación de WODs en Excel y atención a socios fuera de horario.
• 40% de socios que pedían ayuda nutricional abandonaba. Irene, la nutricionista del box, solo podía ver 4 consultas presenciales a la semana. Cuello de botella humano que no escalaba.
• Cero presencia online. La web salía en página 3 de Google al buscar el nombre del box + el municipio.

Stack pre-FitPilot: Wodbuster 56€ + Mailchimp 15€ + ChatGPT Plus manual + agencia web 200€/mes + Excel retención (puro coste tiempo staff). 5 herramientas, 4 facturas, datos sin cruzar.

En lugar de migrar de golpe, se arrancó en modo dual durante 8 semanas:

• Wodbuster sigue siendo el sistema de cobros “fuente de verdad”
• FitPilot importa socios + tarifas + reservas vía wodbuster-import cada 24h
• Si una app falla, la otra cubre · cero drift garantizado

Plazos reales:

• S1Importer cerrado · 1.210 socios importados · 170 membresías · 13 tarifas · 4 bonos
• S2-S4Frontend con todos los módulos socio funcionando · beta con 20 socios voluntarios
• S5-S6Nutrición LIVE con María · primeros 12 planes generados
• S7-S8Activación bono Irene concierge (140€ pack 4 sesiones cash)
• S9+Período dual sin incidencias

Total facturado FitPilot: 100€/mes hoy · pasará a 150€/mes cuando Web SEO entre LIVE en Q3.

Coste evitado calculado: Mailchimp 15€ + agencia web 200€ + tiempo staff valorado en 320€/mes (8h × 10€/h × 4) = ~535€/mes.

ROI mensual neto: +385€/mes · 4.620€/año en balance del box.

Operativos

• 8 horas/semana liberadas al staff. Carlos (bot WhatsApp) resuelve el 97% de dudas frecuentes 24/7.
• 0 incidencias de cobro desde migrar a Redsys nativo. Antes había 2-3 devoluciones/mes con gestión manual.
• Tiempo de check-in clase: de 35-45s manual a 8-12s con QR.

Nutrición (módulo nuevo)

• 38 socios activaron tier base en 60 días (24% del total, sin promoción agresiva)
• 6 packs Irene concierge vendidos · 840€ revenue presencial directo a la caja
• Adherencia 7d media: 71% (benchmark sector dice 60% es bueno)

Retención predictiva

• Score detectó 7 socios en riesgo. 5 contactados manualmente, 4 siguieron de alta. Tasa de salvado: 57%.

Posicionamiento de marca (efecto Carlos)

• 5,0 ★ en Google · +60 reseñas en la ficha del box. Carlos cierra cada conversación de WhatsApp con un CTA suave a dejar reseña, conseguido como subproducto operativo (no campaña).
• Top 3 en búsqueda local “gimnasio + zona”. La web SEO + el flujo de reseñas constante mueve la ficha en Google Maps cada semana.

Lo que funcionó mejor de lo esperado

• Período dual 8 semanas con cero drift. El wodbuster-bridge importer aguantó sin incidencias.
• María IA: adopción nutricional superior a la prevista. Socios que no compraban consulta presencial sí abrían la app a las 18:00 a preguntar “¿qué meriendo antes del WOD?”. Caso de uso nuevo que ningún competidor cubre.
• Carlos WhatsApp: liberación de staff superior. 97% de interacciones resueltas sin escalación humana.

Lo que costó más

• Onboarding inicial de socios: 15 min/socio explicando “instala la PWA en tu móvil así”. Tras la primera semana fluyó solo.
• Migración pizarra WOD histórica: decidimos NO migrarla. No aporta operativa, los PRs los recapturamos con el módulo Records progresivamente.
• Coordinación con Irene (nutricionista humana): definir el flujo concierge requirió 3 iteraciones para no romper su operativa de cobro presencial.

Lo que cambió en el producto a partir del piloto

• Endpoint /staff/nutrition/concierge/consume-session para que Irene marque cada consulta presencial realizada · decrementa el bono automáticamente
• Plantilla WhatsApp irene_bono_exhausted para que Carlos avise al socio cuando el bono se agota
• Sweeper diario que revierte tier concierge → base automáticamente al expirar bono